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Rezepte und Retax in Apotheken

Ärztliche Verordnungen sind nur für Apotheker wertvoll

Selbstverständlich sind Rezepte für Apotheker bares Geld. Deshalb werden sie in so gut wie allen Apotheken auch wie solches behandelt, indem man sie beispielsweise in Tresoren lagert. Das erweist sich mitunter als Fehler, denn Einbrecher, die mit Rezepten eigentlich gar nichts anfangen können, räumen Geldschränke oft komplett leer. Außerhalb von Tresoren gelagert, lassen Einbrecher Rezepte dagegen meist unbeachtet liegen. Anders sieht es bei Betrügern aus, für sie sind Rezepte dann etwas Wert, wenn man Apotheken Fälschungen unterschieben kann. Nicht zuletzt gibt es noch eine weitere versicherungsrelevante Problematik, die im Zusammenhang mit Rezepten steht: Retaxierungen von Krankenkassen.

Das Rezept – Wertschein für Apotheken

Immer wieder kommt es zu Betrugsfällen mit gefälschten Rezepten. Gerade Mehrfachtäter können hier großen Schaden anrichten. Denn zu den bevorzugten Medikamenten gehören unter anderem hochpreisige Psychopharmaka. Auch Apotheke-Adhoc warnt seine Leser häufig vor solchen Rezeptfälschern, die nicht selten täuschend echte Papiere vorlegen können. In solchen Fällen ist eine Überführung der Täter, sofern diese sich nicht auffällig benehmen oder leichtsinnig werden, im hektischen Apothekenalltag kaum möglich.

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Das allein ist ärgerlich genug für die geprellten Apotheker, doch es kommt noch eine Versicherungsproblematik hinzu. Ein Rezept ist – ebenso wie Bargeld – grundsätzlich nur für den Fall eines Einbruchdiebstahls versicherbar und nur in Ausnahmefällen noch über eine Trickdiebstahl-Klausel. Für Bargeld und ähnliche Wertgegenstände gibt es grundsätzlich Erstattungshöchstgrenzen, die an einen bestimmten Aufbewahrungsort gebunden sind. Je nachdem, ob die Werte im Safe, Wertschrank, in einer Geldkassette oder gesicherten Kasse, an einem sonstigen verschlossenen Ort gelagert oder gänzlich ungesichert waren, sind unterschiedliche und meist für Apotheken zu niedrige Versicherungssummen definiert. Für Trickdiebstahl hingegen, eine in Apotheken häufiger vorkommende Straftat, haben die allermeisten Versicherungsgesellschaften keinen Versicherungsschutz vorgesehen.

Eine für Apotheken angemessene Versicherung sollte deshalb grundsätzlich riskogerechte Geldwerte versichern, gestohlene Rezepte bedingungsgemäß erstatten und zumindest eine Trickdiebstahl-Klausel für Rezeptbetrug beinhalten. Wir überprüfen das gern für Sie. Zur Anfrage

Nicht alle Eier in ein Nest legen

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Bei Einbrüchen werden immer wieder Rezepte in größeren Mengen entwendet. Und zwar immer dann, wenn sie sich in einem Tresor befinden, der von Dieben leergeräumt oder – was häufiger vorkommt – kurzerhand einfach mitgenommen wird. Deshalb gehören Rezepte weder in den Bargeld-Safe noch in den Schrank für Betäubungsmittel. Viel geeigneter ist ein eigener Platz, der nicht mal sonderlich gesichert sein muss, nur möglichst weit entfernt von jedem beliebten Beutegut.

Übrigens sollten auch Arzneimittel, die unter das Betäubungsmittelgesetz fallen, möglichst nicht mit Geld zusammen aufbewahrt werden. Sonst finden Einbrecher dort die gesamte begehrte Beute in einem Nest und beschließen, sich diesen Ort für später gut zu merken. Sprich: Sie kommen bei nächster Gelegenheit wieder.

Es sollten also zwei getrennte Tresore sein, die zudem möglichst weit voneinander entfernt aufgestellt sein sollten, weil das den Einbrechern das Leben deutlich schwerer macht. Noch besser wäre jedoch eine apothekengerechte Alarmsicherung mit Live-Intervention

Rezepte sind Urkunden

Da Rezepte aus Versicherersicht zu den Urkunden gehören und nicht zur Betriebseinrichtung, sind sie nicht automatisch in der Werteversicherung eingeschlossen. Umfasst der Versicherungsschutz auch Rezepte, dann ist unbedingt die mitversicherte Rezepthöhe von besonderem Interesse, da die üblichen versicherten Summen in aller Regel nur einen Bruchteil dessen abdecken, was in Apotheken an Rezeptwerten normalerweise vorliegt.

Der besondere Wert der Rezepte für Apotheken und die latente Retax-Gefahr erfordern umfassende Sicherheitsmaßnahmen. So ist das Vier-Augen Prinzip quasi überall gang und gäbe. Bei besonderen Rezepten werden sogar drei oder mehr Mitarbeiter einbezogen. Und bei T-Rezepten sind oft alle Mitarbeiter alarmiert. Zusätzlich kontrollieren zum Abend hin fast alle Inhaber, Vertreter oder Filialleiter vorsichtshalber nochmal alle Rezepte des Tages auf übersehene Formfehler, fehlende Stempel oder Unterschriften und auf korrekte Abgabe. Das wird meist so konzentriert gemacht, dass dabei immer wieder mal fehlerhafte Medikationen oder gar Kontraindikationen auffallen. Insgesamt also ein täglich sehr großer interner Revisionsaufwand, der sich aber nicht nur für die Apotheke lohnt, sondern auch für Kunden und die Arzneimittelsicherheit allgemein.

So gut wie alle Apotheken nutzen Rezeptabrechner. Diese Firmen holen Rezepte in regelmäßigen Abständen von Apotheken ab und haften ab diesem Moment auch dafür. Jedoch nicht für den Zeitraum, in dem sich die Rezepte noch in der Apotheke befinden und noch nicht von der Rezeptabrechnungsstelle übernommen worden sind. Wenn Rezepte nur einmal die Woche oder vielleicht sogar nur zweimal im Monat abgeholt werden, summieren sich die ärztlichen Verschreibungen auf beachtliche Werte. Gehen die Rezepte bei einem Feuer oder durch einem Diebstahl  verloren, ist die notwendige Dokumentation für die Erstattung durch Krankenkassen extrem arbeitsaufwendig.

Insgesamt ist der Schutz vor Retax jedoch in kaum einer Apotheke perfekt genug, um in der täglichen Routine und in besonderen Stresssituationen retaxrelevante Fehler so sicher zu vermeiden, dass die Krankenkassen keine Retaxationen vornehmen können.
 

Gescannte Rezepte - Weniger Retax

Immer mehr Rezeptsammelstellen bieten Apothekeninhabern mit ihrer Abrechnungssoftware auch Scanner an, mit denen Rezepte sofort dokumentiert und damit auch sofort versichert werden können. 

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Die umgehende digitale Übertragung von Rezepten hat zudem einen weiteren Sicherheitsvorteil: Denn beim Rezeptabrechner eingehende Rezepte werden dort ebenfalls sofort revisioniert. Die hier verwendete Software findet die meisten Formfehler, überprüft zugrundeliegende Rahmenverträge und erkennt auch sonstige potentielle Retaxgründe wie zum Beispiel Aut-Idem-Abgabefehler.

So erhalten die Apotheker und Apothekerinnen noch am selben Tag wichtige Hinweise, welche Rezepte sie sich noch einmal genau ansehen sollten.

Apothekeninhaber sollten schon allein deswegen auf solche modernen Systeme setzen.

Unsere Versicherungspartner im Medical Network haben besondere Vereinbarungen mit Rezeptsammelstellen getroffen, die Apothekeninhabern im Schadenfall Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! und die Anforderungen an die Datensicherheit einhalten helfen. Zur Anfrage


Zwischenfinanzierung kann Rezeptverluste sofort ersetzen

apotheken werteversicherung rezepte retax engpass DenPhaMedNach einem Rezeptverlust im größeren Stil dauert es oft lange, bis die Versicherung der Rezeptsammelstelle den Schaden erstattet.

Da wäre es dann aus Liquiditätsaspekten der Apotheke hilfreich, wenn die Apothekenversicherung in Vorleistung ginge und den Schaden zwischenfinanziert. Das machen jedoch nur Versicherer, die in ihren Bedingungen nicht darauf bestehen, dass zunächst andere beteiligte Risikoträger bei der Schadenregulierung vorgehen. Dieser Passus ist für Apothekeninhaber im Zweifel eine kostspielige Angelegenheit, weil sie die Zwischenfinanzierung aufgrund solcher Formulierungen aus eigenen Mitteln bestreiten müssen.

Insgesamt bieten sich in vielen Apotheken rund um Rezepte eine Reihe praxiserprobter Maßnahmen aus unterschiedlichen Bereichen an, die allesamt dazu dienen, dass

  • Einbrüche und Diebstähle seltener vorkommen,
  • sich die Liquidität verbessert ,
  • Retaxationen unwahrscheinlicher werden,
  • der Gesamtertrag von Rezepten steigt und
  • der Aufwand für Rezeptkontrollen deutlich sinkt.

Sie wollen die Erträge Ihrer Apotheke sichern oder steigern? Dann sprechen Sie mit unseren darauf spezialisierten Apotheken-Beratern. Ihre Anfrage: Rezeptsicherheit.